Aarhus Kommune har opgjort, hvad den betaler til Microsoft, og har sat penge af til at flytte en del af licenserne. Undervejs viste det sig, at de svære bindinger ligger i fagsystemerne under kontorpakken.
Sagen kort
Aarhus Kommune havde i 2024 udgifter på 258 mio. kr. til software, it-systemer og cloudtjenester. Heraf gik 42 mio. kr. til Microsoft-licenser og andet, ifølge kommunens indkøbssystem. Tallene står i Borgmesterens Afdelings og Kultur og Borgerservices svar på en forespørgsel fra SF’s byrådsgruppe.
Svaret er tydeligt om udgangspunktet. Kommunen bruger Microsoft både i de programmer, medarbejderne arbejder i, og som it-fundament for digitale løsninger. Det vil kommunen fortsætte med i de kommende år, men med en målrettet indsats for at reducere bindinger og omkostninger.
Hvad skete der, dato for dato
- 2011 · Byrådet besluttede, at open source altid skal overvejes som alternativ ved nye it-anskaffelser, fremgår af svaret til SF.
- 19. maj 2025 · SF’s byrådsgruppe stillede seks spørgsmål om open source og Microsoft-udgifter i en 10-dages forespørgsel.
- 30. maj 2025 · Forvaltningen svarede med tallene for 2024 og beskrev en fælles kortlægning af brugertyper og licensforbrug. Kommunens side om forespørgslen angiver 2. juni 2025 som besvarelsesdato.
- 18. september 2025 · Budgetforliget for 2026-2029 afsatte 3 mio. kr. årligt i 2026-2029 til at nedbringe udgifterne til licenser på kontorpakker.
- 8. oktober 2025 · Byrådet vedtog budgettet for 2026-2029, oplyser kommunens budgetside.
- 17. september 2026 · Et enigt byråd indgik aftale om budget 2027-2030 med en ny indsatsplan for digital handlefrihed og et pilotforsøg med OS2skole.
Hvem besluttede
Byrådet traf beslutningerne gennem de to budgetaftaler. Indsatsen er forankret i Borgmesterens Afdeling, som i starten af 2027 skal fremlægge en samlet indsatsplan for kunstig intelligens og digital handlefrihed. Planen går til direktørgruppen og Økonomi- og Erhvervsudvalget.
Forslagene kom fra flere sider. SF stillede forespørgslen i 2025, og alle magistratsafdelinger bakkede ifølge svaret op om den fælles kortlægning. Kortlægningen skal finde de lette brugere, altså medarbejdere med begrænsede it-behov. Hos dem kan Microsoft-værktøjerne muligvis erstattes. ITK er en it-enhed i Kultur og Borgerservice. Her arbejdede en håndfuld medarbejdere allerede på en open source-platform og testede adgangen til de systemer, de har brug for.
Hvilken mekanisme
Budgetforliget for 2026-2029 sætter som mål, at open source inden 2030 skal udgøre mindst 25 procent af kontorpakkens licenser. Besparelserne fordeles efter afdelingernes nuværende andel af licensudgifterne. Begrundelsen er mere frit valg af leverandører og mere omkostningsbevidst it. Forliget regner med besparelser på 5 mio. kr. i 2028, stigende til 7 mio. kr. årligt fra 2029.
Bindingerne viste sig at ligge dybere end kontorpakken. Ifølge svaret til SF er afhængigheder til vitale fagsystemer allerede identificeret som en barriere. Afdelingerne er derfor enige om at begynde med en teknisk bindingsanalyse af fagsystemerne. Mekanismen er beskrevet nærmere under → tvangsbundling og prisstigninger og → dokumentformater som binding.
Aftalen for 2027-2030 øremærker 3,5 mio. kr. i 2027, stigende til 4 mio. kr. årligt i 2028-2030. Beløbet dækker både kunstig intelligens og digital handlefrihed. Indsatsplanen skal beskrive, hvordan udgifterne til it-licenser kan reduceres over tid.
Skolerne og driften
Aftalen for 2027-2030 tager to beslutninger mere. Aarhus Kommune tilslutter sig OS2skole og deltager i et pilotforsøg. Formålet er at afdække, om den nuværende Google-løsning på skoleområdet på sigt kan erstattes. Byrådet afsætter 2,7 mio. kr. årligt i 2027 og 2028 til tilslutningsbidrag, og aftalen nævner selv, at en bredere udrulning kan kræve mere finansiering. Skoleområdet er beskrevet under → skolernes software og licenser.
Kommunen etablerer også en fælles it-serviceorganisation med de midtjyske kommuner. Den skal overtage driften af kommunernes servere og netværk fra udgangen af 2027.
Hvad kommunen kunne vide på forhånd
Kommunen havde erfaringer at bygge på. Svaret til SF nævner, at bibliotekerne i over ti år har tilbudt borgerne en open source-platform med kontorpakke. Det nævner også en egenudviklet robotplatform, der erstatter en løsning med licensudgifter på 1 mio. kr. om året.
Svaret er ærligt om prisen. Den nye robotplatform skal vedligeholdes internt, så besparelsen er ikke ren fortjeneste. Kommunen har heller ikke systematisk opgjort omkostninger eller brugertilfredshed ved sine open source-løsninger. Den manglende opgørelse er en del af det, kortlægningen skal rette op på.
Hvad sagen ikke viser
Sagen viser ikke, at Aarhus Kommune forlader Microsoft. Kommunen skriver selv, at den fortsat vil bruge Microsoft i de kommende år. Målet gælder en fjerdedel af kontorpakkelicenserne, og fagsystemerne er endnu ikke analyseret færdig.
Sagen viser heller ikke, om de forventede besparelser holder. Forliget forudsætter dem, men de er ikke realiseret endnu. De 42 mio. kr. dækker ifølge svaret Microsoft-licenser og andet, og opgørelsen skelner ikke mellem kontorpakke, hosting og infrastruktur. Indsatsplanen for digital handlefrihed er ikke fremlagt pr. 30. oktober 2026.
Læren for en exit-plan
Aarhus begyndte med at opgøre udgiften og kortlægge brugerne, før kommunen valgte alternativ. Den rækkefølge kan enhver organisation følge. Brug sagen til fire handlinger.
- Opgør udgiften til jeres største leverandør · Træk tallet ud af indkøbssystemet, og skeln mellem licenser, hosting og infrastruktur, som → trin 1 beskriver.
- Kortlæg brugertyper · Find de medarbejdere, der kun bruger få funktioner, før I vælger løsning. Se → brugerne i skiftet.
- Analyser bindingerne i fagsystemerne · Undersøg, hvilke fagsystemer der kræver leverandørens login, formater eller integrationer, efter → trin 4.
- Sæt et delmål og et budget · Et mål for en andel af licenserne og et beløb pr. år gør exit målbar. Prioritér efter → trin 6, og regn efter → trin 5.
Andre offentlige skift giver sammenligningsgrundlag, fx → Schleswig-Holstein og → SIA Open. Har I mange fagsystemer, kan en uvildig jurisdiktions- og afhængighedsvurdering kortlægge, hvor jeres data er låst fast af formater, integrationer eller licenser.
Kilder
- Aarhus Kommune, Socialistisk Folkeparti: 10-dages forespørgsel om Open Source, 19. maj 2025. https://aarhus.dk/media/ifmoid2s/forespoergsel.pdf?format=noformat
- Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling og Kultur og Borgerservice: Besvarelse, Open Source, 30. maj 2025. https://aarhus.dk/media/eazpwvid/besvarelse.pdf?format=noformat
- Aarhus Kommune: Spørgsmål fra byrådets medlemmer 2025, SF, Open Source (modtaget 19. maj 2025, besvaret 2. juni 2025). https://aarhus.dk/demokrati/politik/byraadet/spoergsmaal-fra-byraadets-medlemmer/spoergsmaal-fra-byraadets-medlemmer-2025/socialistisk-folkeparti/open-source
- Aarhus Kommune: Budgetforlig 2026-2029, 18. september 2025. https://aarhus.dk/media/piapm23w/forlig-om-budget-2026-2029.pdf?format=noformat
- Aarhus Kommune: Budget 2026 (byrådets vedtagelse 8. oktober 2025), læst 30. oktober 2026. https://aarhus.dk/demokrati/kommunens-oekonomi/budget/budget-2026
- Aarhus Kommune: Aftale om budget 2027-2030, 17. september 2026. https://aarhus.dk/media/iyblo3zq/aftale-om-budget-2027-2030.pdf?format=noformat
- Aarhus Kommune: Budget 2027, læst 30. oktober 2026. https://aarhus.dk/demokrati/kommunens-oekonomi/budget/budget-2027
