Digital suverænitet

70 13 63 23

Dokumentformater som binding

Dokumentformater som binding

En kontrakt kan opsiges, og en tjeneste kan skiftes ud, men dokumenterne bliver liggende i det format, de blev gemt i. Om de kan bruges efter et skifte, afhænger af, om andre programmer kan læse og skrive formatet uden tab.

Artiklen forklarer, hvorfor formater er en selvstændig binding, og bruger Tysklands beslutning om fælles standarder for den offentlige sektor som eksempel. Den slutter med, hvordan formater skrives ind i en exit-plan.

Formatet lever længere end aftalen

De fleste exit-overvejelser handler om licenser, hosting og kontrakter. Et dokumentformat binder på en anden måde. Det følger med hver eneste fil, også efter at aftalen med leverandøren er slut.

Et arkiv af kontrakter, referater, skabeloner og regneark kan rumme hundredtusinder af filer. Kan kun ét program gengive dem korrekt, er programmet i praksis en forudsætning for at bruge arkivet. Dataforordningen giver ved skift af cloudtjeneste ret til udlevering i et struktureret og maskinlæsbart format, men siger intet om, hvorvidt det næste program kan bruge det uden tab (→ Data Act og skifteret).

Tysklands beslutning 18. marts 2026

IT-Planungsrat er det organ, hvor den tyske forbundsregering og delstaterne samarbejder om digital forvaltning. På sit 49. møde 18. marts 2026 traf rådet beslutning B-2026/03-IT om Deutschland-Stack, en fælles teknologisk platform for forvaltningen.

Beslutningen har to bilag. Bilaget om standarder er inddelt i områder som kunstig intelligens, semantiske teknologier, cloud og IT-sikkerhed. Under semantiske teknologier står Open Document Format (ODF) og PDF/UA, den tilgængelige udgave af PDF, side om side med JSON, XML, CSV og SQL.

Office Open XML, som er standardformatet i Microsoft Word, Excel og PowerPoint, står ikke i bilaget. Bilaget nævner heller ikke formatet med navn.

Bindende for stakken, et mål for resten

Ordlyden i beslutningen er værd at læse præcist. Rådet fastlægger standarderne i bilaget som verbindliche Grundlage, altså et bindende grundlag, for de løsninger, der bygges i Deutschland-Stack.

Om brugen af løsningerne er formuleringen blødere. Forbund, delstater og kommuner “streben” efter at bruge dem ved ny- og videreudvikling, efter bilaget om porteføljen. Det er en hensigt, som ikke i sig selv pålægger den enkelte myndighed at skifte format.

Bilaget om porteføljen nævner blandt andet digital identitet, postkasse, dataudveksling, betaling og en fælles forvaltningscloud. Kontorpakker står ikke blandt de produkter, bilaget nævner i det første portefølje. Formatstandarderne virker derfor først og fremmest gennem de løsninger, der bygges i stakken.

Beslutningen nævner ikke eksisterende dokumenter, konvertering eller frister for kontorpakker. Standarderne skal ifølge beslutningen videreudvikles i det føderale IT-standardiseringsboard med forbundet som ansvarlig.

Status efter juni 2026

På rådets 50. møde 17. juni 2026 fulgte beslutning B-2026/18-IT om finansieringen. Her påtager forbundet sig ansvar og finansiering for fem basiskomponenter, blandt andet digital identitet, dataudveksling og betaling. Delstaterne forpligter sig til at bruge dem.

Beslutningen fra juni handler om basiskomponenterne og ændrer ikke formatstandarderne. Pr. 30. oktober 2026 er der ikke på rådets beslutningsliste fundet en senere beslutning, der gør ODF obligatorisk for den enkelte myndigheds kontorarbejde.

Et ISO-nummer siger ikke alt om uafhængighed

Både ODF og Office Open XML er internationale standarder. ODF 1.2 er udgivet som ISO/IEC 26300-1:2015, og ISO oplyser, at indholdet er udarbejdet af OpenDocument-komiteen i standardiseringsorganisationen OASIS. Office Open XML er udgivet som ISO/IEC 29500-1:2016.

Forskellen ligger i formålet. Ifølge standardens egen beskrivelse er et af målene med ISO/IEC 29500 at gengive dokumenter fra Microsoft Office i versionerne fra Office 97 til Office 2008 trofast. Formatet er dermed tæt knyttet til én produktfamilie.

PDF/UA er standardiseret som ISO 14289-1 og beskriver, hvordan PDF bruges til tilgængelige dokumenter. Det er et format til at læse og dele, og det egner sig ikke til videre redigering.

Konvertering kan koste formatering

Moderne kontorprogrammer kan typisk åbne og gemme flere formater. Spørgsmålet er, hvad der går tabt undervejs. Microsoft skriver i sin vejledning om .odt i Word, at noget formatering kan gå tabt, når et dokument åbnes eller gemmes i formatet.

Samme vejledning anbefaler at gemme en Word-version først, hvis man vil beholde den. Det er en ærlig beskrivelse af, at to formater ikke dækker de samme funktioner. Den gælder begge veje, og den samme test bør køres, uanset hvilket program der er udgangspunktet.

For en exit-plan betyder det, at et program, der kan åbne filen, ikke er bevis for, at dokumentet kan bruges. Det afgørende er, om layout, formler, felter og sporede ændringer kommer helt med. Testen giver mest, når den køres på de dokumenter, organisationen faktisk bruger, frem for på et tomt eksempel.

Norge skelner mellem ud og ind

Norge har haft formatkrav i en forskrift siden 2013. Ifølge forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning § 5 skal læsbare dokumenter, som myndigheder sender som vedhæftning til borgere og virksomheder, laves i PDF/A-1a.

Samme paragraf pålægger myndighederne at kunne modtage almindelige dokumentformater, med ODF og Office Open XML som eksempler. For dokumenter på offentlige websteder kræver § 4 HTML og PDF, når formateringen kræver mere end HTML.

Modellen viser en brugbar skelnen mellem et fast format for det, organisationen selv sender ud, og fleksibilitet for det, den modtager. Forskriften er senest ændret 8. oktober 2021, og paragrafferne om dokumentformater blev senest ændret i oktober 2020.

Arkivformatet er et andet valg end arbejdsformatet

Danske offentlige myndigheder har allerede et formatkrav, nemlig for det, der skal bevares. Ifølge bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner, bilag 5, punkt 5.E.1, skal digitale dokumenter i en arkiveringsversion lagres i TIFF 6.0 baseline eller JPEG-2000.

Rigsarkivets vejledning til bekendtgørelsen er senest opdateret i august 2025. Arkivformatet er et billedformat, der bevarer udseendet, men ikke muligheden for at redigere.

Kravet gælder det, der afleveres til offentligt arkiv, og regulerer ikke, hvilket format myndigheden arbejder i til daglig. Det understreger en pointe for alle organisationer. Arbejdsformat, udvekslingsformat og arkivformat er tre forskellige valg, og hvert af dem kan have sin egen binding.

Hvor bindingen typisk sidder

Formatbinding er sjældent jævnt fordelt. Simple tekstdokumenter flytter ofte uden problemer, mens bindingen samler sig i nogle få typer af filer.

  • Skabeloner med felter, indholdskontrolelementer og automatisk nummerering, som hele organisationen bruger hver dag.
  • Regneark med avancerede formler, pivottabeller og forbindelser til andre datakilder.
  • Makroer og scripts, der er skrevet til ét programs eget makrosprog.
  • Integrationer, hvor et fagsystem eller et dokumenthåndteringssystem genererer eller læser dokumenter i ét bestemt format.

En opgørelse, der skelner mellem de almindelige dokumenter og de få bindende filtyper, giver et mere retvisende billede af omkostningen end en samlet optælling af filer. Disse filer er også dem, brugerne mærker først ved et skifte (→ brugerne i skiftet).

Hvad formatkrav kan og ikke kan

Et formatkrav kan forhindre, at bindingen vokser. Nye dokumenter i et leverandøruafhængigt format kan læses af flere programmer, og kravet kan skrives ind i udbud og kravspecifikationer (→ jurisdiktion som krav i offentlige udbud).

Kravet løser ikke de eksisterende arkiver. Gamle skabeloner, makroer og regneark skal stadig testes, konverteres eller genskabes. Et formatkrav siger heller intet om, hvem der ejer kontorpakken, eller hvor dokumenterne opbevares (→ de tre lag).

Tyskland illustrerer begge sider. Schleswig-Holstein har valgt sin egen vej væk fra Microsoft (→ sagen om Schleswig-Holstein), mens fællesbeslutningen fra marts kun binder løsningerne i den fælles stak. I Danmark kan Statens Its arbejde med en Microsoft-fri arbejdsplads følges i → sagen om SIA Open.

Filer fra abonnementsprogrammer til grafik og CAD binder på samme måde. Programmerne og alternativerne uden abonnement gennemgås i → Alternativer til Adobe og Autodesk.

Portugal har siden 2011 haft en lov, der gør åbne standarder obligatoriske i statens IT-systemer. Hvad loven sikrer, og hvad den ikke regulerer, gennemgås i → Portugal: lovkrav om åbne standarder.

Formaterne i exit-planen

Formater hører hjemme i kortlægningen på linje med systemer og leverandører. Følgende skridt kan gennemføres uden at skifte program.

  1. Opgør formaterne · Notér for hvert system, hvilke filformater det skaber og læser. Brug filendelserne, ikke programnavnet (→ trin 1 i exit-planen).
  2. Find de bindende filer · Udpeg skabeloner, regneark med formler, makroer og integrationer. Det er her, et skifte typisk koster.
  3. Test en konvertering · Åbn et repræsentativt udvalg i et andet program, og notér, hvad der ændrer sig.
  4. Prissæt tabet · Medregn konvertering, genskabelse af skabeloner og oplæring i exit-omkostningen (→ trin 5).
  5. Vælg format for nye dokumenter · Beslut særskilt, hvilket format I arbejder, udveksler og arkiverer i.
  6. Skriv formatet ind i kontrakten · Kræv udlevering i et dokumenteret, åbent format, og angiv hvilket (→ trin 8).

En uvildig jurisdiktions- og afhængighedsvurdering omfatter en kortlægning af data, der er bundet af formater, integrationer og licenser. Den kan bruges, når mange systemer deler samme formatbinding.

Kilder

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

John Nielsen, Nielco IT

Skal afhængigheden kortlægges?

Skriv kort, hvilke systemer eller leverandører det drejer sig om, og hvad anledningen er. Så vender jeg tilbage. Jeg sælger rådgivning, ikke produkter, og har ingen leverandørpartnerskaber.

Tak for din henvendelse. Jeg vender tilbage hurtigst muligt.

Eller kontakt os på

+45 70 13 63 23

info@nielcoit.dk

Seneste på bloggen

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

31. oktober 2026

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc'er, servere og netværksudstyr

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc’er, servere og netværksudstyr

30. oktober 2026

KL og kommunernes digitale handlefrihed

KL og kommunernes digitale handlefrihed

30. oktober 2026