Digital suverænitet

70 13 63 23

Fra Microsoft Office til et alternativ: hvad brugerne møder i skiftet

Brugerne i skiftet: hvad medarbejderne møder, når Office udskiftes

Et skift væk fra Microsoft Office kan være teknisk velforberedt og alligevel gå i stå, fordi de daglige dokumenter ikke opfører sig som før. Overgangen hviler på, at I kender de arbejdsgange, brugerne er afhængige af, og tester dem, før licenserne opsiges.

Artiklen gennemgår, hvad to offentlige forsøg har dokumenteret om brugernes møde med et alternativ. Den beskriver to af alternativerne efter samme målestok og slutter med en plan for overgangen.

Hvorfor brugerne afgør, om skiftet holder

En kontorpakke er det program, flest medarbejdere bruger flest timer i. Små forskelle i formatering, genveje og skabeloner rammer derfor mange mennesker på én gang. Hvis de ikke er afklaret på forhånd, flytter arbejdet tilbage til det gamle program, og exit-planen står stille.

Brugernes erfaringer hører derfor til i vurderingen af alternativer i → trin 7. De hører også til i planen for parallel drift og tilbagefald i → trin 9. Selve valget af kontorpakke og mail behandles i → kontorpakke og mail.

Det danske forsøg: hvad der blev testet

Digitaliseringsministeriet satte 19. juni 2025 et pilotprojekt i gang i sit departement. En gruppe medarbejdere skulle bruge Collabora, en kontorpakke bygget på LibreOffice, i stedet for Word, Excel og PowerPoint. Pakken var integreret som redigeringsmodul i ministeriets sagssystem F2.

Ifølge ministeriet skulle forsøget vise tre ting. Det drejede sig om, hvorvidt ministeriets skabeloner og formatet for regeringssager virkede, om sporede ændringer og tabeller fungerede, og om dokumenter kunne konverteres til og fra Word uden at ændre layout. Lykkedes testperioden, var næste skridt en bredere udrulning i departementet.

Listen er nyttig for andre organisationer, fordi den peger på de funktioner, der bærer det daglige arbejde i en sagsbehandlende organisation. Daværende digitaliseringsminister Caroline Stage Olsen omtalte forsøget som et skridt i den rigtige retning.

Hvordan forsøget endte

Ingeniøren skrev 19. oktober 2026, at forsøget med 38 medarbejdere var afbrudt uden en ordentlig evaluering. Det tyske medie Borncity gengav 28. oktober 2026 ministeriets oplysning om, at der hverken var en formel evaluering eller planer om at genoptage forsøget.

Samme artikel citerer Collaboras direktør Michael Meeks for, at testen kun var sat på pause. Ifølge Ritzau 30. oktober 2026 siger digitaliseringsminister Christina Egelund, at forsøget blev stoppet under den tidligere regering, mens Caroline Stage, der var minister frem til regeringsskiftet, oplyser, at hun forlængede det. Ministeriet har ikke offentliggjort en evaluering, og det er derfor uafklaret, hvilke af de testede funktioner der gav problemer.

Forløbet viser, at et forsøg uden en aftalt evaluering kan ende uden et svar. Beslut på forhånd, hvem der evaluerer, efter hvilke kriterier og hvornår.

Schleswig-Holstein: skiftet i trin

Den nordtyske delstat har gjort LibreOffice til den bindende standard for kontorprogrammer i ministerier og myndigheder. Ifølge delstatens meddelelse af 4. december 2025 brugte næsten 80 procent af delstatens arbejdspladser LibreOffice, når skatteforvaltningen holdes udenfor. Her var Microsoft Office og Outlook fjernet, eller afinstallationen var i gang.

De resterende omkring 20 procent var i dele af arbejdet fortsat afhængige af Word eller Excel på grund af tekniske bindinger til fagsystemer. For dem var der aftalt migreringsveje. Delstaten opgjorde i samme meddelelse både en besparelse på licenser og engangsinvesteringer i 2026 til migrering og videreudvikling.

Statskancelliet meldte 19. september 2026, at over 200 medarbejdere nu arbejder på Linux. Omkring 20 arbejdspladser var ikke skiftet på grund af fagsystemer. Medarbejderne blev støttet med informationsmøder fysisk og digitalt, læringsvideoer, eksperter på stedet og Linux-fora. Forløbet gennemgås i → Schleswig-Holstein.

Fem steder, hvor brugerne mærker skiftet

Sammenholdt peger de to forsøg på fem områder, som bør testes med rigtige dokumenter fra jeres egen organisation.

  • Skabeloner og layout · brevpapir, rapportskabeloner og faste formater, som skal se ens ud i begge programmer.
  • Sporede ændringer og kommentarer · især når dokumenter sendes frem og tilbage med parter, der fortsat bruger Word.
  • Konvertering · om tabeller, sidehoveder og nummerering overlever turen mellem formaterne.
  • Makroer og tilføjelsesprogrammer · automatisering, der er bygget til Office.
  • Fagsystemer · programmer, der åbner, fletter eller gemmer dokumenter direkte i Word eller Excel.

De tre første er brugernes daglige oplevelse. De to sidste afgør typisk, hvor mange arbejdspladser der kan skifte i første omgang. Formaternes betydning for bindingen er beskrevet i → dokumentformater som binding.

Makroer og fagsystemer er de tunge poster

LibreOffice kan ifølge sin egen hjælpeside åbne og gemme i Microsoft Offices formater, herunder Office Open XML. Samme side oplyser, at de to pakker med få undtagelser ikke kan køre den samme makrokode. Office bruger VBA, mens LibreOffice har sin egen Basic-baserede programmeringsgrænseflade.

Makroer, der skal virke i begge programmer, skal derfor skrives om. Nyere versioner kan ifølge hjælpesiden køre visse Excel-scripts, når funktionen slås til. En opgørelse over makroer og deres ejere hører derfor til i kortlægningen, før brugerne flyttes.

Fagsystemerne er sværere at afklare, fordi bindingen sidder hos en anden leverandør. Schleswig-Holstein viser, at de kan holde en del af arbejdspladserne tilbage, også efter at resten er skiftet.

LibreOffice efter de fire krav

  • Ejerskab · LibreOffice udgives af The Document Foundation, der ifølge stiftelsens egen side er en almennyttig stiftelse efter tysk ret. Kolofonen angiver adressen i Berlin og Berlins stiftelsestilsyn som tilsynsmyndighed.
  • Hosting · LibreOffice er et skrivebordsprogram, der installeres på brugerens maskine. Hvor dokumenterne gemmes, afhænger af jeres egen lagring.
  • Aktualitet · Udgivelsessiden viste 30. oktober 2026 version 26.8.2 fra 29. oktober 2026 og version 26.2.6 fra 24. september 2026. Den ældre gren anbefales til virksomheder.
  • Prismodel · Programmet hentes uden licensbetaling. Stiftelsen yder ifølge siden om professionel support ikke selv support, men har et certificeringsprogram for udviklere, migreringskonsulenter og undervisere.

Kontrollér selv, hvilken leverandør der skal yde support, hvilken gren I udruller, og hvem der har ansvaret for opdateringer.

Collabora Online efter de fire krav

  • Ejerskab · Ifølge Companies House er Collabora Productivity Limited registreret i England og Wales. To britiske selskaber, Collabora Limited og Cloudblue IT Limited, ejer hver mellem 25 og 50 procent.
  • Hosting · Prissiden beskriver alle tre udgaver som installation hos kunden. Placering og drift følger derfor jeres egen platform eller den partner, der driver den.
  • Aktualitet · Udgivelsesnoterne angiver version 26.04 fra 21. juli 2026 og seneste opdatering 26.04.4.3 fra 9. oktober 2026.
  • Prismodel · Prissiden beskriver en gratis udviklingsudgave, et abonnement pr. bruger pr. måned op til 99 brugere og en forhandlet enterprise-udgave fra 100 brugere.

Kontrollér selv, hvem der skal drive serveren, og hvordan integrationen til jeres dokument- eller sagssystem vedligeholdes. Begge produkter er vurderet efter samme målestok. Ingen af dem er hermed anbefalet.

Sådan planlægges overgangen for brugerne

  1. Find de bærende dokumenter · Saml de skabeloner, regneark og rapporter, som flest bruger, og dem, der sendes til eksterne parter.
  2. Opgør makroer og fagsystemer · Notér hver makro, hvert tilføjelsesprogram og hvert fagsystem, der kalder Office, med ejer og plan.
  3. Test med rigtige dokumenter · Lad en pilotgruppe arbejde med egne sager og registrere fejl i et fælles skema.
  4. Aftal evalueringen på forhånd · Fastlæg kriterier, ansvarlig og dato, så forsøget ender med en beslutning.
  5. Planlæg støtten · Kombinér korte møder, videoer, superbrugere på stedet og et sted til spørgsmål, som Schleswig-Holstein gjorde.
  6. Skift i bølger · Flyt de arbejdspladser, der er fri af fagsystemer, først, og hold en migreringsvej for resten.
  7. Afinstallér, når det er testet · Fjern det gamle program, når opgaverne er løst, så brugerne ikke arbejder i to systemer.

Offentlige forsøg med Linux-arbejdspladser er samlet i → Linux-arbejdspladser i offentlige piloter.

Grænserne for erfaringerne

Erfaringerne kan vise, hvilke funktioner der er de kritiske for brugerne, og at fagsystemer kan holde en del af arbejdspladserne tilbage længe. De kan også vise, at en afbrudt test giver et svagt beslutningsgrundlag.

De kan ikke vise, hvordan jeres egne dokumenter og systemer opfører sig. Besparelsestal fra én delstat kan ikke overføres til en anden organisation. Forløbet i det danske ministerium er kun kendt fra medier, fordi en evaluering ikke er offentliggjort.

Betydningen for exit-planen

Brugernes overgang er en del af exit-omkostningen. Notér for hvert system, hvor mange brugere der berøres, hvilke dokumenter der bærer arbejdet, og hvilke fagsystemer der binder til Office.

Begynd med listen over bærende dokumenter og makroer, og planlæg en pilot med en aftalt evaluering. Brug kortlægningen fra → trin 1 som udgangspunkt.

Hviler mange fagsystemer på samme leverandør, hjælper et uvildigt blik på helheden. Nielco IT’s jurisdiktions- og afhængighedsvurdering gennemgår blandt andet, hvilke data formater, integrationer og licenser binder.

Kilder

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

John Nielsen, Nielco IT

Skal afhængigheden kortlægges?

Skriv kort, hvilke systemer eller leverandører det drejer sig om, og hvad anledningen er. Så vender jeg tilbage. Jeg sælger rådgivning, ikke produkter, og har ingen leverandørpartnerskaber.

Tak for din henvendelse. Jeg vender tilbage hurtigst muligt.

Eller kontakt os på

+45 70 13 63 23

info@nielcoit.dk

Seneste på bloggen

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

31. oktober 2026

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc'er, servere og netværksudstyr

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc’er, servere og netværksudstyr

30. oktober 2026

KL og kommunernes digitale handlefrihed

KL og kommunernes digitale handlefrihed

30. oktober 2026