Digital suverænitet

70 13 63 23

Skolernes software: gratis licenser og offentlige alternativer

Skolernes software: gratis licenser og offentlige alternativer

Mange skoler bruger kontorpakker og cloudtjenester, som leverandøren stiller gratis eller billigt til rådighed for undervisning. Licensen koster lidt, men skolen binder elevernes konti, filer og arbejdsgange til én leverandør og tager ansvar for en databehandling, den ikke selv kan se ind i.

Artiklen viser med afgørelser og myndighedernes egne dokumenter, hvor bindingen opstår, hvad datatilsyn har sagt, og hvordan offentlige alternativer er organiseret. Den vurderer ikke konkrete skolers aftaler.

Hvorfor skoleområdet er særligt

Skoler træffer valget på vegne af børn, som ikke selv kan vælge produktet fra. Eleverne skal bruge den løsning, skolen har valgt, for at følge undervisningen. Det giver skoleejeren, i Danmark typisk kommunen, et særligt ansvar for, hvad der sker med elevernes oplysninger.

Skoleområdet er samtidig stort. Én beslutning om en platform omfatter alle elever og lærere i en kommune eller et land, og løsningen bliver en del af undervisningsmaterialer, lærernes forberedelse og elevernes arbejde over mange år. Det gør et senere skifte til en opgave af samme omfang som i en stor forvaltning.

Gratis i dag, bundet i morgen

En gratis uddannelseslicens fjerner den udgift, der ellers ville udløse en vurdering af alternativer. Bindingen kommer i stedet andre steder fra.

  • Konti og identitet. Elever og lærere logger ind med konti hos leverandøren, og andre tjenester kobles på samme login.
  • Filer og formater. Opgaver, portfolier og undervisningsmaterialer ligger i leverandørens lager og formater, jf. → dokumentformater som binding.
  • Kompetencer. Lærere og elever lærer én platform at kende, og vejledninger og materialer bliver skrevet til den.
  • Vilkår. Leverandøren kan ændre vilkår, indhold og pris for uddannelsesudgaven, jf. → vilkår, der ændres ensidigt.

Licensprisen er derfor et dårligt mål for afhængigheden. Det relevante spørgsmål er, hvad det vil koste at flytte konti, filer og arbejdsgange, hvis skolen eller tilsynet beslutter det.

Østrig: to afgørelser om Microsoft 365 Education

I juni 2024 indgav privatlivsorganisationen noyb to klager til det østrigske datatilsyn, Datenschutzbehörde (DSB), på vegne af en elev. Eleven havde bedt om indsigt i de oplysninger, Microsoft 365 Education behandlede om hende. Microsoft henviste til skolen, og skolen kunne kun give begrænsede oplysninger.

DSB traf den første afgørelse 9. oktober 2025. Tilsynet fastslog, at Microsoft Corporation havde krænket retten til indsigt efter databeskyttelsesforordningens artikel 15. Også skolen og det østrigske undervisningsministerium havde krænket elevens ret til indsigt og information. Microsoft fik fire uger til at give indsigt i de oplysninger, selskabet behandlede til egne formål, herunder om data var videregivet til fx LinkedIn, OpenAI og Xandr.

Den anden afgørelse er dateret 21. januar 2026 og blev offentliggjort af noyb 27. januar. DSB fandt, at Microsoft havde placeret cookies på elevens enhed, som ikke var teknisk nødvendige, uden retsgrundlag. Ifølge noyb bruges cookierne efter Microsofts egen dokumentation til at analysere brugeradfærd, indsamle browserdata og til reklame. Tilsynet gav selskabet en frist på fire uger til at standse behandlingen over for klageren.

Afgørelserne kunne påklages til den østrigske forbundsforvaltningsdomstol inden for fire uger efter forkyndelse. Om de er påklaget, fremgår ikke af de kilder, der er gennemgået.

Hvem bærer ansvaret, når skolen ikke kan se ind

Afgørelserne viser et ansvar fordelt på flere led. Skolen og ministeriet var ansvarlige for at informere eleven og give indsigt. Microsoft var ansvarlig for de oplysninger, selskabet behandlede til egne formål.

Microsoft argumenterede for, at det irske datterselskab var ansvarligt for produktet i Europa. Ifølge afgørelsen fra januar 2026 lagde DSB vægt på, at grundlæggende beslutninger træffes i hovedsædet i USA, hvor produktet også er udviklet. Den juridiske enhed bag tjenesten havde dermed betydning for, hvem tilsynet rettede afgørelsen mod, jf. → trin 2 om juridisk enhed og moderselskab.

For en skole betyder det, at den kan være ansvarlig for oplysninger om en behandling, den ikke har adgang til. Det er en del af afhængigheden, som en licenspris ikke viser.

Helsingør: et forbud i 2022

Den danske parallel er Datatilsynets sag om Chromebooks og Google Workspace i Helsingør Kommunes folkeskoler. Datatilsynet meddelte 14. juli 2022, at det udtalte alvorlig kritik og nedlagde forbud mod overførsel til tredjelande og mod brugen af Google Workspace.

Afgørelsen byggede på den risikovurdering, kommunen selv havde udarbejdet efter et påbud fra september 2021. Datatilsynet konstaterede på den baggrund, at behandlingen ikke levede op til kravene i databeskyttelsesforordningen på flere punkter. Sagen viser, at en tilsynsafgørelse kan ramme en løsning, som hele skolevæsenet er bygget op omkring. Artiklen gennemgår ikke sagens senere forløb.

BayernCloud Schule: en delstat driver selv

Bayern har valgt at bygge en fælles platform. Ifølge ByCS’ egne spørgsmål og svar er BayernCloud Schule et projekt under flere af delstatens ministerier. Platformen stilles gratis til rådighed for alle skoleformer og klassetrin i Bayern. Den omfatter blandt andet kontorprogrammer, fildeling, messenger, videokonferencer, tjenestemail og læringsplatformen mebis.

Udbyderen af portalen er Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung i München, ifølge kolofonen. Privatlivserklæringen oplyser, at den tekniske drift varetages af delstatens IT-servicecenter under Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung. Alle underleverandører har ifølge erklæringen hjemsted i EU eller EØS, og behandlingen sker udelukkende der.

Eksemplet viser en model, hvor det offentlige ejer driften og selv bestemmer vilkårene. Prisen er, at delstaten selv bærer udvikling, drift og support. De gennemgåede sider oplyser ikke, hvad platformen koster, eller hvilke produkter de enkelte moduler bygger på. Det skal undersøges, før modellen bruges som sammenligningsgrundlag i en dansk business case.

Aarhus: en pilot med OS2skole

Aarhus Kommune bruger i dag en Google-løsning på skoleområdet. I aftalen om budget 2027-2030 blev partierne enige om, at kommunen tilslutter sig OS2skole og deltager i et pilotforsøg. Formålet er at afdække, om den nuværende løsning på sigt kan erstattes.

Aftalen afsætter 2,7 mio. kr. årligt i 2027 og 2028 til tilslutningsbidrag. Til drift afsættes 1,7 mio. kr. i 2029 og 3,5 mio. kr. i 2030. På baggrund af piloten skal der udarbejdes en vurdering af en eventuel fuld indførelse. Kommunens øvrige arbejde er beskrevet på → sagssiden om Aarhus Kommune.

Hvad en exit-plan for skoleområdet skal indeholde

  1. Kortlæg platformene · Notér hvilke tjenester eleverne og lærerne bruger, hvem der er leverandør, og hvilken juridisk enhed aftalen er med, jf. → trin 1.
  2. Afklar ansvaret · Find ud af, hvem der er ansvarlig for hvilke behandlinger, og om skolen kan besvare en anmodning om indsigt.
  3. Opgør bindingen · Notér konti, filer, formater og integrationer, der skal flyttes ved et skifte.
  4. Beregn omkostningen ved at flytte · Medtag migrering af data, oplæring af lærere og omskrivning af materialer, efter → trin 5.
  5. Undersøg fælles løsninger · Fællesoffentlige løsninger og samarbejder mellem kommuner kan dele omkostningen, som Aarhus’ pilot med OS2skole.
  6. Planlæg overgangen · Et skifte på skoleområdet bør følge skoleåret og omfatte brugerne tidligt, jf. → brugerne i skiftet.

Hvad eksemplerne kan og ikke kan vise

Afgørelserne viser, hvordan to datatilsyn har vurderet konkrete forløb, og hvordan ansvaret blev fordelt mellem skole, myndighed og leverandør. BayernCloud Schule og Aarhus viser, hvordan offentlige alternativer kan organiseres og finansieres.

Eksemplerne viser ikke, at en bestemt løsning er ulovlig i alle skoler. Afgørelserne vedrører konkrete sager, og leverandørerne kan have ændret produkter og vilkår siden. De viser heller ikke, hvad en egen platform koster at drive over tid. Det oplyser de gennemgåede kilder ikke.

Betydningen for exit-planen

En gratis licens er en aftale med en binding, selv om den ikke koster noget på budgettet. Behandl skoleplatformen som et kritisk system i exit-planen med samme kortlægning, ansvarsfordeling og exit-vurdering som andre systemer.

Start med at finde ud af, hvem der er ansvarlig for hvad, og om I kan besvare en elevs anmodning om indsigt. Opgør derefter, hvad det vil kræve at flytte konti og filer. Alternativerne er gennemgået i → kontorpakke, mail og samarbejde, og andre offentlige skift står i → offentlige skift i Europa.

En uvildig vurdering kan betale sig, når kommunen skal tage stilling til en fornyelse eller et skifte for hele skolevæsenet. Nielco IT’s jurisdiktions- og afhængighedsvurdering omfatter juridisk enhed, afhængighedsgrad og en exit-vurdering pr. system.

Kilder

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

John Nielsen, Nielco IT

Skal afhængigheden kortlægges?

Skriv kort, hvilke systemer eller leverandører det drejer sig om, og hvad anledningen er. Så vender jeg tilbage. Jeg sælger rådgivning, ikke produkter, og har ingen leverandørpartnerskaber.

Tak for din henvendelse. Jeg vender tilbage hurtigst muligt.

Eller kontakt os på

+45 70 13 63 23

info@nielcoit.dk

Seneste på bloggen

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

31. oktober 2026

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc'er, servere og netværksudstyr

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc’er, servere og netværksudstyr

30. oktober 2026

KL og kommunernes digitale handlefrihed

KL og kommunernes digitale handlefrihed

30. oktober 2026