Digital suverænitet

70 13 63 23

Exit i statens standardkontrakter: ophørsbistand og dataudlevering

Exit i statens standardkontrakter: ophørsbistand og dataudlevering

Statens standardkontrakter for it indeholder allerede en model for, hvordan en leverandør skal hjælpe kunden videre, når kontrakten slutter. Modellen er mest udbygget i driftskontrakten K04, mens de tre ældre kontrakter siger langt mindre.

Artiklen forklarer, hvad Digitaliseringsstyrelsens standardkontrakter K01 til K04 siger om ophør, ophørsbistand og udlevering af data. Den vurderer ingen konkret kontrakt. Den juridiske vurdering af en konkret aftale hører hjemme hos jurister.

Fire kontrakter, og kun én er tidssvarende

Digitaliseringsstyrelsen stiller fire standardkontrakter til rådighed på sin side om standardkontrakter. K01 er til korte projekter med standardprodukter, K02 til længerevarende projekter med faseopdelte leverancer og K03 til agile projekter. K04 er til drift af it-systemer og er ifølge styrelsen den mest anvendte.

Styrelsen skriver, at K01, K02 og K03 på flere områder ikke længere er tidssvarende og ikke opdateres. Bruger en myndighed dem, skal den selv tilpasse kontrakten. K01 er fra april 2004, og arbejdet med K03 blev afsluttet i slutningen af 2012, fremgår det af den juridiske vejledning til K03.

K04 blev ifølge styrelsens side om K04 offentliggjort 25. august 2020. Den er udarbejdet sammen med Kammeradvokaten og kan bruges alene eller som driftsbilag til K02 og K03.

Baggrunden var en beretning om leverandørafhængighed

Rigsrevisionen gennemgik i beretning 8/2016 72 statslige kontrakter om it-drift og vedligeholdelse fra 2015. Statsrevisorerne fandt det utilfredsstillende, at 24 af dem bar risiko for leverandørafhængighed og tegn på begrænset konkurrence.

Beretningen så også på ophørsassistance. 25 af 28 institutioners seneste kontrakter havde bestemmelser om det, men kun 11 krævede en egentlig ophørsplan. Rigsrevisionen pegede på, at institutionerne med fordel kunne kræve en sådan plan.

I opfølgningsnotatet fra 3. september 2020 nævner Rigsrevisionen K04 som svar. Formålet var blandt andet bestemmelser om ophør, systemdokumentation og adgang til kildekode, der kan mindske risikoen for leverandørafhængighed.

K04 punkt 57: leverancen fortsætter, til I er videre

K04-kontrakten samler leverandørens pligter ved ophør i punkt 57. Pligterne gælder ved hel eller delvis ophør, uanset årsagen til ophøret.

Efter punkt 57.1 skal leverandøren fortsætte med at levere ydelserne, indtil kundens behov kan dækkes på anden vis, og kunden har meddelt det. I standardteksten kan leverandøren højst forpligtes i seks måneder fra overdragelsesdagen. Leverandøren betales efter kontraktens almindelige vederlag for perioden.

Punkt 57.2 pålægger leverandøren at bistå, når kunden selv hjemtager driften eller overdrager den til en ny leverandør eller myndighed. Bistanden skal sætte kunden i stand til at overtage ansvaret uden unødigt besvær. Leverandøren skal også samarbejde med den modtagende leverandør.

Ophørsbistand er en ydelse, der betales for

K04 gør ophørsbistanden til en bestilt ydelse. Punkt 57.2 fastsætter, at bistanden bestilles som en konsulentydelse og ydes efter bilag 18. Bistanden omfatter blandt andet leverandørens udarbejdelse af en ophørsplan.

K03 har en tilsvarende model. Efter punkt 35 i K03-kontrakten skal leverandøren i rimeligt og nødvendigt omfang bistå ved hjemtagelse eller overdragelse og loyalt hjælpe ved et genudbud. Leverandøren har krav på vederlag efter prisbilaget, medmindre ophøret skyldes leverandørens egen misligholdelse.

For exit-planen betyder det, at ophørsbistanden har en pris, der skal kendes på forhånd. Prisen bør indgå i beregningen af exit-omkostningen, jf. → trin 5.

Ophørsplanen i bilag 18

Bilag 18 om forpligtelser ved ophør beskriver to planer. Leverandøren skal udarbejde en overordnet ophørsplan allerede under transitionen ind. Den skal foreligge senest på transitionsdagen og opdateres løbende, i standardteksten mindst hver sjette måned.

Planen skal kunne udleveres til en ny leverandør og indgå i materialet til et genudbud. Ved ophør følger en detaljeret ophørsplan inden for en frist, som kunden fastsætter. Den skal være så god, at en uafhængig fagperson kan overtage ansvaret for ydelserne.

Bilaget kræver også en fall-back plan. Den skal beskrive, hvordan ansvaret kan føres tilbage til den gamle leverandør, og vedligeholdes i en periode efter overdragelsen. K04 punkt 42.3.4 knytter en bod til forsinkelse af ophørsplanen.

Dokumentation og data ved udlevering

Bilag 18 lister, hvad leverandøren som minimum skal udlevere inden for en frist efter kundens anmodning. Listen omfatter tekniske specifikationer, konfigurationer, driftsmanualer, historik over hændelser og problemer, logfiler og kapacitetsoversigter. Materialet skal leveres i et anerkendt elektronisk standardformat, som kunden kan læse og redigere.

Punkt 5 i bilaget handler om aktiver. Leverandøren skal blandt andet udlevere kopier af applikationen, kundespecifikt programmel og alle kundens data i aftalte formater med eventuelle værktøjer til at læse dem.

Aktiverne skal udleveres vederlagsfrit, uanset årsagen til ophøret og også ved en påstået misligholdelse fra kundens side. Leverandøren har ingen tilbageholdelsesret i dem. Hvorfor formatet er afgørende, er beskrevet i → dokumentformater som binding.

Rettigheder, afvikling og sletning

K04 punkt 51 har som udtrykkeligt formål at sikre kundens uafhængighed af leverandøren og tredjemand ved ophør. Kunden bevarer rettighederne til data, den havde i forvejen, og erhverver rettighederne til data, der opstår under kontrakten. Leverandøren udleverer en kopi af data på anmodning og skal udlevere applikationen ved ophør.

Rettigheder til resultater, der er udviklet under kontrakten, forudsætter efter punkt 51, at kunden har betalt for de ydelser, der skabte dem. Forholdet mellem brugsret og ejendomsret er uddybet i → brugsret og vedligeholdelse.

Afviklingen står i bilag 18, punkt 5.3. Leverandøren skal lukke dataforbindelser, afinstallere systemet og slette kundens data, også i backup og logfiler. Aktiviteterne dokumenteres i en erklæring, når kunden beder om den.

Varighed og opsigelse i K04

Efter punkt 54.1 løber K04 i en fastsat periode fra transitionsdagen med mulighed for forlængelse. Punkt 54.2 giver kunden ret til at opsige med 12 måneders varsel efter en uopsigelighedsperiode. Leverandøren har krav på kompensation efter vederlagsbilaget, og leverandøren kan ikke selv opsige kontrakten.

Tal i skarpe parenteser i K04 og bilagene er forslag, som kunden fastsætter i den konkrete kontrakt. Det gælder fx frister, bodsbeløb og perioder. Standardteksten viser modellen, mens den konkrete kontrakt viser de vilkår, der rent faktisk gælder.

K01, K02 og K03 siger mindre

De ældre kontrakter har ikke et særskilt ophørsbilag som K04. K02-kontrakten sikrer i punkt 23.3.1 adgang til kildekoden til kundespecifikt programmel ved løbende overdragelse, deponering eller anden aftalt ordning. Adgangen gælder ved leverandørens misligholdelse.

Ifølge bilag og vejledning til K02 skal dokumentationen ved ophør overdrages i søgbar og redigerbar elektronisk form til kunden eller en anden leverandør.

Et punkt er værd at kende i en exit-vurdering. K01 anser tab af data for indirekte tab, som parterne ikke hæfter for. K02 har samme regel, men undtager tab, der skyldes leverandørens drift eller anden datahåndtering.

Hvad standardkontrakterne ikke dækker

Kontrakterne er skrevet til udbud af udvikling og drift, hvor kunden selv stiller kravene. Mange tjenester købes i dag på leverandørens egne standardvilkår. For cloudtjenester gælder dataforordningens regler om skift, jf. → Data Act.

Ingen af kontrakterne siger noget om, hvilket lands lovgivning leverandøren eller dennes moderselskab er underlagt. Jurisdiktion skal beskrives særskilt i udbuddet, jf. → jurisdiktion som krav i offentlige udbud. Bestemmelserne beskytter heller ikke mod, at licensvilkår eller priser ændres, jf. → tvangsbundling og prisstigninger.

Hvad bestemmelserne kan og ikke kan

Bestemmelserne kan give en offentlig organisation et gennemarbejdet udgangspunkt. K04 og bilag 18 beskriver plan, bistand, dokumentation, data, rettigheder og sletning i en sammenhæng, som en exit-plan kan henvise til.

De kan ikke vise, om en konkret kontrakt rent faktisk indeholder bestemmelserne, eller hvilke frister der er valgt. Standardteksten er en skabelon, som myndigheden tilpasser. Hverken K04 eller de ældre kontrakter flytter integrationer, oplærer brugere eller gør en ny leverandør klar.

Brug bestemmelserne i trin 8

Kontraktens exit-vilkår gennemgås i → trin 8 i exit-planen. Standardkontrakterne giver en konkret tjekliste til det trin.

  1. Find kontraktgrundlaget · Notér for hvert system, om kontrakten bygger på K01, K02, K03, K04 eller leverandørens egne vilkår.
  2. Sammenlign med bilag 18 · Tjek, om der er krav om ophørsplan, fall-back plan, dataudlevering i aftalt format og dokumenteret sletning.
  3. Læs de valgte frister · Notér frister, opsigelsesvarsel, uopsigelighed og kompensation fra den konkrete kontrakt.
  4. Prissæt bistanden · Find vederlaget for ophørsbistand, og regn det ind i exit-omkostningen.
  5. Bed om den overordnede ophørsplan · Under K04 skal den allerede findes og være opdateret.

Selve overgangen planlægges i → trin 9. Den politiske ramme for offentlige exit-planer er beskrevet i → den danske politiske ramme. Har organisationen mange kontrakter på forskellige grundlag, kan en uvildig exit-plan pr. kritisk system samle vilkårene om ophør og dataudlevering ét sted.

Kilder

Skrevet af John Nielsen, indehaver af Nielco IT. Selvstændig siden 2009 og mere end 30 års erfaring med IT‑sikkerhed. Om John Nielsen · LinkedIn

John Nielsen, Nielco IT

Skal afhængigheden kortlægges?

Skriv kort, hvilke systemer eller leverandører det drejer sig om, og hvad anledningen er. Så vender jeg tilbage. Jeg sælger rådgivning, ikke produkter, og har ingen leverandørpartnerskaber.

Tak for din henvendelse. Jeg vender tilbage hurtigst muligt.

Eller kontakt os på

+45 70 13 63 23

info@nielcoit.dk

Seneste på bloggen

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

Statens udgifter til Microsoft: hvad tallene viser

31. oktober 2026

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc'er, servere og netværksudstyr

Fysisk infrastruktur: hvem står bag pc’er, servere og netværksudstyr

30. oktober 2026

KL og kommunernes digitale handlefrihed

KL og kommunernes digitale handlefrihed

30. oktober 2026